Etika Dalam Mengirim E-mail

Di era yang serba digital sekarang ini, email merupakan jenis teknologi yang lazim digunakan banyak orang. Email merupakan teknologi mutakhir berupa surat elektronik yang tergolong cepat dan efisien untuk urusan korespondensi. Email kini lebih banyak diminati dari pada jenis surat fisik yang dikirim melalui pos.

Pasalnya, biaya yang harus dikeluarkan ketika mengirim email juga sangat murah. Anda hanya perlu terkoneksi dengan jaringan internet agar bisa mengirim dan menerima pesan melalui email.

Namun, tahukah Anda bahwa cara-cara yang salah dalam mengirim email akan membuat Anda terlihat tidak profesioanal. Bahkan, terkadang bisa mencerminkan karakter pribadi yang kurang baik. Bahkan dalam beberapa kasus, seseorang bisa menerima teguran dari atasan akibat mengirimkan email secara sembarangan.

Nah, dalam uraian di bawah ini akan dijelaskan tentang etika dalam mengirim email, diantaranya:

1. Pembukaan
Ketika menulis email, mulailah dengan kata sapaan seperti layaknya menulis surat. Penggunaan bahasa Inggris dan Indonesia yang dicampur-campur juga memberikan kesan kurang baik. Sebaiknya gunakan satu bahasa secara konsisten dari awal hingga akhir surat. Untuk bahasa Indonesia, pastikan bahwa Anda menggunakan bahasa baku dengan Bapak, Ibu, Sdra, atau Sdri. Jangan lupa pula untuk mencantumkan jabatan dan posisi orang yang akan Anda kirimi email.

2. Isi
Sebaiknya berikan jarak yang jelas antara pembukaan dan isi surat. Entah apapun isi surat yang Anda kirim, baik itu peringatan, teguran, maupun keluhan, jangan sekali-kali mencantumkan kata-kata kasar. Pasalnya, kata-kata yang sifatnya kasar, slang, porno, atau hal-hal lain yang meremehkan sangat tidak pantas untuk dituliskan dalam email. Pastikan Anda menuliskan tentang fakta dan bukanlah emosi semata. Perlu diketahui bahwa email akan sangat mudah dimonitor. Perusahaan bisa memonitor aktivitas email Anda melalui jaringan IT perusahaan. Jadi, berhati-hatilah dalam menulis email.

3. Penutup
Setelah pembukaan dan isi surat, sampailah pada bagian penutup. Pada bagian penutup Anda harus mencantumkan identitas diri secara lengkap. Biasanya dimulai dengan menuliskan ucapan salam, menulis nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, kode pos, nomor telepon perusahaan, nomor telepon pribadi, dan alternatif alamat email.

4. Subjek
Tepat pada kolom subjek, tuliskan judul yang mewakili isi surat Anda. Pilihlah kata atau kalimat yang singkat sehingga memudahkan orang untuk secara cepat mengetahui garis besar dari surat yang Anda kirim. Sehingga, akan lebih cepat pula ia memahami isi surat yang Anda kirimkan.

5. Cek ejaan
Setelah selesai menulis surat, sebaiknya Anda kembali mengecek isi surat, termasuk kemungkinan kesalahan ejaan. Kesalahan ejaan dinilai bisa mencerminkan keteledoran seseorang. Terlebih, kesalahan ejaan juga dapat membuat suatu kalimat menjadi bermakna rancu dan sulit dimengerti. Cek ejaan merupakan bagian dari rangkaian kegiatan profe reader, yaitu mengoreksi kembali isi tulisan yang akan dikirim, baik kalimat, ejaan, maupun isi surat.

6. Emoticon
Dalam email resmi Anda, jangan sekali-kali menggunakan emoticon seperti smiley face yang biasa dipakai untuk memberi kesan kasual dan humor. Penggunaan emoticon termasuk mencerminkan ketidakprofesionalan seseorang. Sekalipun email dikirim untuk orang yang sudah akrab sebaiknya batasi penggunaannya.

7. BCC
Blind Carbon Copy atau BCC berguna untuk mencantumkan alamat email lain tanpa memperlihatkannya kepada penerima lain. BCC akan sangat berguna jika Anda dituntut untuk mencantumkan banyak pihak saat mengirim email. Selain demi menjaga kerahasiaan, BCC juga dapat menghindarkan rasa sensitif dari pihak-pihak tertentu.

- See more at: http://www.perempuan.com/read/etika-dalam-mengirim-e-mail#sthash.wFFIp4D3.dpuf